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试算表自动化!Custom GPT 生成 Google 程式|专家论点【查特普拉斯】 – 专家论点 – TechNice科技岛-掌握科技与行销最新动态

作者:查特普拉斯 吴承颖

上一篇〈你也能有专属 AI!Custom GPT 新手设定指南〉,手把手分享如何设定出专属 GPT。这篇会更深入说明一个范例,不用写程式也能自动化生成 Google Apps Script(GAS)程式!(需付费使用 GPT-4)

认识 Google Apps Script

GAS 就像是 Excel 的 VBA,是一种脚本语言,它能让你扩展 Google 各种应用程式的功能并相互整合,例如文件、试算表、Gmail 和表单等,完成重复性高、复杂的任务。唯一的缺点是,你需要会写程式才能操作 GAS⋯⋯但现在有了 Custome GPT,写程式变得超级简单,你也能轻松使用 GAS!

要使用 GAS,你需要先打开任一应用程式,这边以 Google Sheet 为例。

自动写程式,大量复制出缺勤表

假设我们想帮每位员工都建立一个出缺勤表。手动复制,有 10 个员工就要复制 10 次,100 个员工 100 次⋯⋯但用 GPT 一次搞定!

步骤一:准备试算表内容

在这个案例中,我们要先准备好两个 Google Sheet 工作表。第一是「员工名单」,在 B 栏有 10 位员工的名字。第二是「出缺勤表」,是单一员工的出缺勤模板,包含当月每日的出缺勤状况。

步骤二:找到功能栏的「扩充功能」,点击 Apps Script 就能进入後台罗!

看到程式环境先别紧张,我们打开 ChatGPT,回到之前设定好的 GPT:GAS 高手。

步骤三:在「GAS 高手」GPT 输入指令

帮我写个程式:

1. 根据「员工名单」工作表 B 栏位的员工姓名,每个人生成新工作表

2. 新工作表跟「出缺勤表」工作表的内容和格式都要一致

3. 新工作表名称为员工的姓名

在描述需求时,要特别注意「工作表」和「储存格位址」,例如「XX」工作表或「B3:C12」,因为 GPT 没办法直接读取你的试算表,要描述这些需求,它才能精准完成程式码撰写任务。

步骤四:无脑复制程式码

你没看错,就是无脑!我们只需要看到结果,不用去看程式码细节 —— 除非你有研究程式码的兴趣。直接复制程式码,贴到 GAS 看结果即可!

步骤五:回到 GAS,贴上程式码

贴上程式码後,点击储存(💾)後,点击执行(▶︎)

步骤六:回到 Google Sheet 检查结果

顺利复制 10 个员工的出缺勤表,而且每个内容和格式都相同!

结语

虽然 GPT-4 程式能力很强,但有时也没办法一次写出完美程式。这时候不用气馁,多试几次、不断追问,或是把一个大任务分段写程式,往往还是能写出很棒的程式。程式执行後有遇到问题,也可以直接请教 GPT,这样你就能越来越熟悉如何操作 GAS,一步步往自动化大师迈进罗!